.png "Nurdin")
Dalam dunia industri, pengelolaan pekerjaan perawatan, perbaikan, dan kalibrasi memerlukan sistem yang terorganisasi dengan baik.
Ketika saya bekerja sebagai planning di BUMN, SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing) menjadi alat utama yang saya gunakan untuk memantau serta mengelola berbagai aktivitas harian.
Berbagai T-code seperti IW32 dan IW38 sangat membantu saya dalam memastikan setiap pekerjaan berjalan sesuai rencana.
Berikut saya bagikan pengalaman dalam memanfaatkan SAP untuk mendukung kelancaran proses kerja.
1. Memantau Pekerjaan dengan T-code IW32 dan IW38
Setiap pagi, saya memulai rutinitas dengan memantau status pekerjaan menggunakan dua T-code utama:
• IW32 (Change Order): T-code ini digunakan untuk melakukan perubahan atau pembaruan pada Work Order (WO). Melalui IW32, saya bisa menambahkan informasi tambahan, memperbarui status pekerjaan, hingga memasukkan rincian biaya apabila pekerjaan tersebut membutuhkan anggaran.
• IW38 (List Orders): Sementara itu, IW38 berperan dalam menampilkan daftar WO yang sedang berlangsung. Dengan fitur ini, saya dapat memantau progres setiap pekerjaan, baik yang berhubungan dengan perbaikan, pemeliharaan, maupun kalibrasi, sehingga memudahkan saya dalam mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi kendala.
Kombinasi IW32 dan IW38 sangat membantu dalam menjaga kelancaran proses kerja dan memastikan semua pekerjaan berjalan sesuai jadwal.
2. Pengelompokan Pekerjaan dengan Planner Group
Di SAP, saya juga memanfaatkan fitur Planner Group untuk mengelompokkan berbagai jenis pekerjaan agar lebih terstruktur:
• U53: Digunakan untuk mengatur pekerjaan yang berhubungan dengan perbaikan serta pemeliharaan instrumen.
• U54: Difokuskan untuk pekerjaan kalibrasi alat ukur, seperti furnace, oven, timbangan, dan mesh.
Dengan pengelompokan ini, saya lebih mudah memilah pekerjaan berdasarkan jenisnya, serta memastikan tidak ada yang terlewat dalam proses pemantauan dan eksekusi.
3. Penanganan Pekerjaan yang Membutuhkan Anggaran Tambahan
Dalam beberapa situasi, ada pekerjaan yang memerlukan anggaran tambahan, misalnya saat dibutuhkan penggantian suku cadang atau penggunaan jasa dari pihak eksternal.
Untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut, saya menambahkan rincian biaya langsung di dalam WO melalui T-code IW32. Langkah ini memudahkan pencatatan anggaran, memastikan setiap pengeluaran terdokumentasi dengan rapi, serta mendukung transparansi dalam sistem.
4. Proses Pekerjaan yang Divendorkan: IS, SA, dan SE
Pada pekerjaan yang harus divendorkan, seperti WO2, terdapat beberapa proses yang harus dijalankan untuk memastikan pekerjaan terdokumentasi dengan baik:
• IS (Inspection Sheet): Berfungsi untuk mencatat hasil inspeksi awal sebelum pekerjaan dimulai, sehingga kondisi awal peralatan terdokumentasi dengan jelas.
• SA (Service Acceptance): Berperan sebagai bukti penerimaan hasil kerja dari vendor setelah proses pekerjaan selesai.
• SE (Service Entry): Digunakan untuk mencatat penggunaan jasa dari vendor, yang kemudian menjadi acuan dalam proses pembayaran.
Proses ini sangat penting untuk memastikan seluruh tahapan pekerjaan terdokumentasi secara sistematis, mulai dari inspeksi awal hingga proses pembayaran, sehingga memudahkan pelacakan dan evaluasi di kemudian hari.
Kesimpulan
Pemanfaatan SAP dalam aktivitas harian sangat mendukung terciptanya alur kerja yang lebih terstruktur dan transparan.
Dengan memanfaatkan IW32 dan IW38, saya dapat memantau perkembangan pekerjaan dengan lebih efektif.
Sementara itu, fitur Planner Group seperti U53 dan U54 membantu saya dalam mengelompokkan pekerjaan sesuai jenisnya, dan proses dokumentasi yang melibatkan IS, SA, dan SE membuat pekerjaan yang divendorkan lebih mudah diawasi.